Die CEO, die geschworen hat, „jeden zu feuern, der keine KI nutzt“, gibt zu, dass die Technologie ihre persönliche Assistentin nicht ersetzen kann, während sich die Rolle weiterentwickelt.

Da ihre Zahlen bereits rückläufig sind, stehen Sekretärinnen und Verwaltungsassistenten vor einer weiteren wachsenden Bedrohung: Tools der künstlichen Intelligenz wie ChatGPT und Claude, die Aspekte ihrer Arbeitslast mit einem Fingertipp erledigen können.

Daten zu Beschäftigungsprognosen bieten einen düsteren Ausblick für den von Frauen dominierten Beruf, der im Vergleich zur gesamten Erwerbsbevölkerung besonders anfällig für KI-bedingte Arbeitsplatzverlagerungen sein könnte. Doch einige Verwaltungsassistenten nehmen die Technologie an – und nutzen sie sogar als Werkzeug, um voranzukommen.

Deanna Danger, 43, arbeitet seit 2003 in einer administrativen Rolle. Sie sagt, dass Anpassung und das Voraussein ein Schlüsselteil ihrer sich ständig wandelnden Rolle sind, und KI bildet da keine Ausnahme.

„Man muss sich einfach weiterentwickeln“, sagt sie.

Danger begann 2022, KI professionell zu nutzen, und lernte durch Experimentieren und Zusammenarbeit mit anderen Verwaltungsassistenten. Heute macht sie während Meetings keine Notizen mehr – sie hat Copilot und ChatGPT so eingerichtet, dass sie das für sie erledigen. Das hat ihr die Freiheit gegeben, „tatsächlich an den Meetings teilzunehmen und mir nicht nur Sorgen zu machen, dass ich alles abtippe, was gesagt wird“, sagt Danger, Executive Assistant des Chief Information Officer an der Vanderbilt University. „Ehrlich gesagt, wofür ich früher Stunden brauchte, bin ich jetzt in unter fünf Minuten fertig.“

Wie – und in welchem Ausmaß – KI ihren Beruf umgestalten könnte, bleibt abzuwarten, aber die Arbeitsplätze für Verwaltungsassistenten und Sekretärinnen gehen seit Jahrzehnten zurück. Im Jahr 2004 arbeiteten etwa 3,5 Millionen Menschen in diesem Beruf – fast 97 % von ihnen Frauen, laut Daten der Current Population Survey. Zwanzig Jahre später sank diese Zahl auf 2,1 Millionen – trotz des allgemeinen Beschäftigungswachstums im gleichen Zeitraum. Und mit Ausnahme von medizinischen Sekretärinnen und Verwaltungsassistenten – eine Kategorie, die dank des Wachstums der Gesundheitsindustrie bis 2034 voraussichtlich um 4 % wachsen wird – sagen Ökonomen des U.S. Bureau of Labor Statistics einen anhaltenden Rückgang in diesem Beruf voraus.

Die Arbeitslosenquote für Büro- und Verwaltungsangestellte – eine breitere Kategorie, die auch Buchhalter, Postbedienstete und mehr umfasst – stieg laut am Donnerstag veröffentlichten Daten des Arbeitsministeriums auf 4 % im Vergleich zu 3,6 % im Juni des Vorjahres, obwohl dieses Niveau immer noch unter der allgemeinen Arbeitslosenquote liegt.

„Die allgemeine Geschichte in Büro- und Verwaltungsberufen aus Projektionssicht für die letzten mehreren Zyklen war die von produktivitätssteigernden Technologien, die die Nachfrage nach Beschäftigung begrenzen“, sagte Emily Rolen, Chefökonomin der Abteilung für Beschäftigungsprognosen beim BLS. Technologische Fortschritte – Textverarbeitung, Sprache-zu-Text-Transkription, Planungstools und Apps – haben jeweils die Aufgaben von Verwaltungsfachkräften verändert und zum allgemeinen Rückgang beigetragen.

Schreibkräfte und Verwaltungsangestellte könnten stärker von KI-bedingten Arbeitsplatzverlagerungen betroffen sein als andere Fachkräfte, da ihnen „aufgrund begrenzter Ersparnisse, höheren Alters, knapper lokaler Möglichkeiten und/oder enger Fähigkeiten die Anpassungsfähigkeit fehlt“, heißt es in einem im Januar veröffentlichten Bericht der Brookings Institution. Etwa 86 % dieser 6 Millionen Arbeitskräfte sind Frauen.

Tatsächlich sind mehr Sekretärinnen und Verwaltungsassistenten 55 Jahre und älter im Vergleich zur gesamten Erwerbsbevölkerung (34 % gegenüber 23 %), das Medianentgelt ist niedriger als das aller US-Arbeitnehmer (47.460 $ gegenüber 49.500 $), und ein High-School-Abschluss reicht für viele Einstiegspositionen aus.

Was die Arbeitsmarktdaten jedoch nicht erfassen – wie der Brookings-Bericht feststellt – ist die Fähigkeit des Einzelnen, sich in einer sich verändernden Umgebung zurechtzufinden, einschließlich Verwaltungsassistenten wie Danger, die sagen, dass sie „viel fähiger sind, als die Leute denken“.

Danger veranstaltet alle zwei Wochen einen virtuellen Kaffeeklatsch für Kollegen über die American Society of Administrative Professionals, eine Berufsgruppe, die nach eigenen Angaben etwa 132.000 Mitglieder betreut. Teilnehmer einer Sitzung im Mai teilten ihre KI-Anwendungsfälle: Erstellen von Flyern, Auskundschaften von Restaurants für Executive-Events, Entwickeln von Bildunterschriften für Social-Media-Konten von Arbeitgebern, Entwerfen von Standard-Arbeitsanweisungen und mehr.

Doch trotz der allgemeinen Begeisterung äußerten einige Teilnehmer Bedenken, einschließlich Datensicherheit und dem Mangel an KI-Regulierung. Andere betonten, dass KI die emotionale Intelligenz und die Fähigkeiten zum Beziehungsaufbau, die Kennzeichen eines erfolgreichen Verwaltungsassistenten sind, nicht ersetzen kann und wird.

Fiona Young, Gründerin von Carve, einem Unternehmen, das sich auf die Schulung von Executive Assistants in KI konzentriert, sagt, dass sie seit 2023 „eine massive Verschiebung der Nachfrage“ nach ihren Dienstleistungen beobachtet hat. Young, selbst ehemalige Executive Assistant, sagt, dass sie weltweit Verwaltungsprofis KI-Schulungen angeboten hat, unter anderem bei Google, Amazon, Uber, Salesforce und LinkedIn. Ihrer Erfahrung nach wollen Arbeitgeber, dass die Mitarbeiter KI nutzen können – „nicht nur oberflächlich verstehen, sondern sie wirklich als integralen Bestandteil der täglichen Arbeit einsetzen“, sagt sie.

Oana Manolache vertritt eine noch stärkere Haltung. Die Gründerin und CEO von Sequel.io, einer Plattform, die es Unternehmen ermöglicht, Webinare auf ihren eigenen Websites zu hosten, schrieb letztes Jahr in einem LinkedIn-Post: „Ich werde jeden feuern, der keine KI benutzt.“

Doch selbst Manolache sagt, dass KI ihre Executive Assistant, Stephanie Martinez, nicht ersetzen könnte.

Manolache sagt, dass Martinez KI nutzt, um sich von Aufgaben wie Notizenmachen und Meetingvorbereitung zu „befreien“, um sich auf die „menschliche Arbeit“ zu konzentrieren: Teambindung aufzubauen, Urteile zu fällen, die Beziehungen der Führungskräfte zu Stakeholdern zu verstehen und entsprechend zu kommunizieren.

Vielleicht könnte KI den „traditionellen“ Assistenten ersetzen, aber „es ersetzt nicht das, was eine Executive Assistant heute tut, da sich die Rolle weiterentwickelt hat“, sagt Manolache.

Martinez arbeitet aus der Ferne aus El Salvador über Viva Talent, was – als weiteres Beispiel für die sich wandelnde Landschaft dieser Rolle – Assistenten aus Latein- und Südamerika ausbildet und hauptsächlich an US-Technologieunternehmen vermittelt.

„Die Menschen, die in dieser Rolle wirklich erfolgreich sein wollen, haben eine massive Chance“, sagt Manolache. „Diese Person hat Zugang zu Informationen in der gesamten Organisation.“

Als das Unternehmen beispielsweise darauf abzielte, mehr Kundenbewertungen auf einer Software-Bewertungsplattform zu generieren, ging Martinez, die die meisten Rechnungen und Abrechnungen verwaltet, das Problem innovativ an. Sie nutzte KI, um alle Kundenkommunikationen zu durchforsten, gute Kandidaten für Bewertungen ausfindig zu machen und Outreach-E-Mails zu entwerfen. Ohne KI „hätte sie so lange gebraucht, um das zu tun“, sagt Manolache und fügt hinzu, dass es Martinez auch freigestellt habe, „kreativ zu denken“.

Diese Freiheit, KI strategisch einzusetzen, ist genauso wichtig wie Bildung und Training, da viele Assistenten daran interessiert sind, KI einzuführen, aber die Kapazitäten fehlen, sie zu integrieren, sagt Melissa Peoples, eine in Austin, Texas, ansässige Executive-Assistant-Coach und ehemalige C-Suite Executive Assistant.

Geschlechterdynamiken verschärfen diese Herausforderung in einer von Frauen dominierten Branche, die oft mit männlichen Führungskräften gepaart werden, sagt Peoples.

„Man sieht diejenigen, die Early Adopter sind, die es richtig gut machen, die mit wirklich empowernden Führungskräften zusammenarbeiten und all diese Dinge tun können“, sagt sie. „Und dann sieht man die andere Seite, wo Assistenten buchstäblich gesagt wird: ‚Du bist nicht klug genug, um im Raum zu sein. Bring mir einfach meinen Kaffee.‘“

Mit effektivem KI-Training können Verwaltungsassistenten laut Peoples „ihre Stimme finden“ und „eine höhere Wirkung erzielen, sodass sie vor dem geschützt sind, was passieren wird, wenn agentische KI alltäglicher und leichter zugänglich wird“.

Diese Geschichte wurde ursprünglich auf Fortune.com veröffentlicht.